Politique de confidentialité

La présente politique décrit la manière dont CRM Cabinet Avocat (le « Service », accessible sur pro.crmavocat.com et présenté sur crmcabinetavocat.com) collecte, utilise, protège et partage les données personnelles. Elle est conçue pour tenir compte des exigences de confidentialité propres aux cabinets d'avocats et des règles applicables aux API Google.

1. Responsable de traitement et sous-traitant

Pour les données relatives aux clients et dossiers de votre cabinet, le cabinet d'avocats est responsable de traitement ; CRM Cabinet Avocat agit en qualité de sous-traitant et traite ces données uniquement sur instruction documentée du cabinet. Pour les données de compte des utilisateurs et des visiteurs du site vitrine, CRM Cabinet Avocat est responsable de traitement.

Contact : contact@crmcabinetavocat.com

2. Données collectées

• Données de compte : nom, adresse e-mail professionnelle, rôle, permissions.
• Données de cabinet : dossiers, clients, notes, tâches, audiences, fiches de mission, informations de facturation (ICE, RC, honoraires, débours, retenue à la source).
• Données d'usage et de sécurité : journaux d'activité horodatés, adresse IP, type de navigateur.
• Demandes de démonstration : nom, cabinet, e-mail, téléphone, nombre de collaborateurs, message.
• Enregistrement client par QR Code : informations saisies par le visiteur sur le formulaire d'accueil du cabinet.

3. Finalités et bases légales

4. Secret professionnel et confidentialité

Nous reconnaissons que les données traitées sont couvertes par le secret professionnel de l'avocat. En conséquence :

• Chaque cabinet dispose d'un espace de données isolé (architecture multi-tenant) ;
• L'accès est limité par des permissions granulaires par module et par collaborateur ;
• Toutes les actions sont consignées dans des journaux d'activité ;
• Nos équipes n'accèdent aux contenus des dossiers que lorsque cela est strictement nécessaire à un support demandé par le cabinet, et sont tenues à une obligation de confidentialité ;
• Nous ne vendons, ne louons et ne partageons jamais vos données à des fins publicitaires.

5. Utilisation des API Google (Google OAuth)

Le Service propose des intégrations facultatives avec Google. Elles ne sont activées qu'après votre consentement explicite via l'écran d'autorisation Google (OAuth 2.0), et vous pouvez les révoquer à tout moment.

5.1 Google Drive

• Ce que nous faisons : créer, renommer et organiser les répertoires de dossiers clients dans le Drive central du cabinet ; vérifier que les permissions de partage nécessaires sont en place ; déplacer les répertoires entre « Dossiers en cours » et « Clôturés ».
• Données concernées : métadonnées des répertoires et fichiers créés ou gérés via le Service (identifiants, noms, structure, permissions).
• Ce que nous ne faisons pas : nous ne lisons pas le contenu de vos documents à d'autres fins que celles que vous demandez dans le Service.

5.2 Google Calendar

• Ce que nous faisons : synchroniser dans les deux sens les audiences, échéances et rendez-vous entre le Service et votre agenda Google.
• Données concernées : titre, date, heure, lieu et description des événements synchronisés.

5.3 Engagement « Limited Use »

L'utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google respecteront la politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (« Limited Use »). En particulier :

• Les données Google ne sont utilisées que pour fournir et améliorer les fonctionnalités visibles par l'utilisateur (gestion des dossiers et agenda) ;
• Elles ne sont pas transférées à des tiers, sauf nécessité pour fournir le Service, respecter la loi, ou dans le cadre d'une fusion/acquisition avec information préalable ;
• Elles ne sont pas utilisées pour la publicité, y compris le ciblage ou le reciblage ;
• Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA/ML généralistes ;
• Aucun humain ne lit ces données, sauf avec votre accord explicite, pour des raisons de sécurité, pour respecter la loi, ou si elles sont agrégées et anonymisées.

5.4 Révocation

Vous pouvez retirer l'accès du Service depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions) ou depuis les paramètres du Service. Les jetons d'accès sont alors supprimés et la synchronisation s'arrête.

6. Connecteur d'intelligence artificielle (MCP)

Le connecteur MCP permettant d'interroger le cabinet depuis Claude ou ChatGPT est en lecture seuleet facultatif. Il respecte les permissions de l'utilisateur. Les informations transmises à l'assistant choisi sont soumises aux conditions de son éditeur ; il appartient au cabinet de décider d'activer ce connecteur. La fonction de dictée vocale est utilisée uniquement pour transformer votre voix en tâche.

7. Destinataires et sous-traitants ultérieurs

Vos données peuvent être traitées par nos prestataires techniques strictement nécessaires (hébergement, base de données, e-mail transactionnel, Google pour les intégrations activées), liés par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité. La liste est communiquée sur demande.

8. Durée de conservation

• Données de dossiers : pendant la durée du contrat, puis restitution/suppression selon les instructions du cabinet dans un délai de 90 jours après la fin du contrat ;
• Journaux d'activité : 12 mois minimum, sauf obligation légale contraire ;
• Demandes de démonstration : 3 ans après le dernier contact.

9. Sécurité

Chiffrement des communications (HTTPS/TLS), contrôle d'accès, isolation des données par cabinet, journalisation, sauvegardes et revue régulière des accès. En cas de violation de données, nous informons le cabinet concerné dans les meilleurs délais.

10. Vos droits

Conformément au RGPD et, le cas échéant, à la loi marocaine n° 09-08, vous disposez de droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité. Pour les données de vos clients, adressez-vous au cabinet responsable de traitement ; nous l'assisterons dans la réponse. Pour exercer vos droits : contact@crmcabinetavocat.com. Vous pouvez également saisir l'autorité de contrôle compétente (CNIL en France, CNDP au Maroc).

11. Cookies

Le site vitrine n'utilise pas de cookies publicitaires. Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de l'application peuvent être déposés lors de la connexion.

12. Transferts hors de votre pays

Lorsque des données sont traitées en dehors de votre pays, nous veillons à des garanties appropriées (clauses contractuelles types ou équivalent).

13. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Toute modification substantielle sera notifiée aux utilisateurs par e-mail ou dans l'application.